W obecnej erze cyfrowej sposób, w jaki pracujemy, szybko się zmienia. Od nowych technologii i usług do miejsca pracy, które jest bardziej zrelaksowane i świadome kultury, środowiska biurowe szybko stają się bardziej innowacyjne niż kiedykolwiek wcześniej. Aby wyprzedzać trendy i rozwijać się w coraz bardziej cyfrowym świecie, musisz być wyposażony w odpowiednią technologię. Oto kilka naszych najważniejszych wskazówek, jak ulepszyć swoje środowisko biurowe.

Nie bój się inwestować w technologię

W nowoczesnym środowisku biurowym od każdego oczekuje się wysokiej wydajności i efektywności. Jeśli nie masz odpowiedniej technologii w swoim biurze, będziesz miał trudności z osiągnięciem tych celów. Pierwszą rzeczą, którą musisz wziąć pod uwagę inwestując w technologię jest Twój budżet. Kiedy zaczynasz nowy budżet, musisz znaleźć równowagę między niezbędnymi i nieistotnymi zakupami. Na przykład, możesz zdecydować się na inwestycję w nową drukarkę, aby zaoszczędzić pieniądze. Jednak może to być kosztowny błąd, jeśli nie będziesz go potrzebować. Zamiast tego należy zastanowić się, co jest potrzebne do prowadzenia firmy i ile jesteśmy skłonni wydać. Następnie należy ocenić swoje środowisko biurowe. Co potrzebujesz technologii do osiągnięcia? Co przyniesie korzyści Twoim pracownikom? Możesz rozważyć dodanie cyfrowego systemu segregacji, aby pomóc pracownikom pozostać zorganizowanym, jednocześnie zmniejszając zużycie papieru. Możesz również rozważyć zainstalowanie drukarki, która może drukować zarówno kolorowe, jak i czarno-białe dokumenty. W ten sposób możesz otrzymywać wszystkie dokumenty biurowe w obu formatach.

Bądź świadomy narzędzi zwiększających wydajność

Od pracowników biurowych oczekuje się, że będą wydajni, produktywni i kreatywni. Jednak wielu z nich z trudem to osiąga z powodu braku odpowiednich narzędzi. Do tego potrzebny jest odpowiedni sprzęt biurowy. Na przykład, jeśli pracujesz z zespołem nad projektem i oczekuje się, że wszyscy wniosą swój wkład, będziesz potrzebował sposobu na śledzenie i organizowanie ich wkładu. Możesz użyć oprogramowania do współpracy, takiego jak Microsoft Office 365 lub Google Docs. Alternatywnie, jeśli pracujesz sam i musisz śledzić swój czas, możesz użyć oprogramowania takiego jak Todoist lub Penultimate. Niektóre nowoczesne narzędzia mogą pomóc Ci zaoszczędzić pieniądze, zmniejszyć zużycie energii elektrycznej, a nawet poprawić stan zdrowia. W związku z rosnącym zapotrzebowaniem na powierzchnię biurową, wiele firm stara się obniżyć swoje rachunki za energię elektryczną poprzez zainstalowanie oświetlenia, które zużywa mniej energii. Można to osiągnąć poprzez zainstalowanie oświetlenia o niskim zużyciu energii i wyłączanie światła, gdy nie ma nas w pomieszczeniu. Niektóre nowoczesne budynki biurowe są zaprojektowane z myślą o klimatyzacji. Można ją wyłączać, gdy nie ma nas w pomieszczeniu, co pomaga zaoszczędzić pieniądze.

Zainstaluj oprogramowanie do rozmów wideo

Oprogramowanie do rozmów wideo staje się coraz bardziej popularne i korzystne w nowoczesnym środowisku biurowym. Większość oprogramowania umożliwia grupowanie połączeń i dodawanie uczestników do grupy. Oznacza to, że możesz zaprosić swój zespół na rozmowę konferencyjną, a osoby obecne na sali mogą do niej dołączyć bez konieczności jednoczesnego włączania się. Wybierając rozwiązanie do prowadzenia rozmów wideo, musisz mieć świadomość, jakich funkcji będziesz potrzebować. Niektóre programy mogą oferować bezpłatną wersję próbną na kilka dni, aby dać Ci czas na wypróbowanie ich przed podjęciem decyzji o zakupie. Warto również zwrócić uwagę na sposób, w jaki oprogramowanie integruje się z innymi technologiami, takimi jak poczta elektroniczna czy kalendarz, a także na opcje ochrony prywatności. Kolejną zaletą rozmów wideo jest możliwość komunikowania się z osobami, które mogą nie być w stanie dotrzeć do biura. Może to być szczególnie przydatne dla pracowników zdalnych.

Używaj oprogramowania do prowadzenia audiokonferencji

Wraz ze spadkiem kosztów połączeń konferencyjnych i coraz łatwiejszym korzystaniem z usług telefonicznych, oprogramowanie do prowadzenia audiokonferencji stało się niezbędnym elementem środowiska pracy. Oprogramowanie to umożliwia organizowanie spotkań z innymi członkami zespołu za pomocą usługi telefonicznej. Może być szczególnie przydatne w firmach, w których członkowie zespołu pracują w różnych miejscach. Dzięki oprogramowaniu audiokonferencyjnemu można się z nimi połączyć i organizować spotkania, udostępniając informacje i dokumenty w czasie rzeczywistym. Z oprogramowania do prowadzenia audiokonferencji można korzystać także wtedy, gdy nie ma możliwości odbycia spotkania twarzą w twarz. Na przykład, jeśli jesteś w podróży i musisz zorganizować spotkanie, możesz skorzystać z oprogramowania takiego jak Skype, podczas gdy ktoś inny robi notatki.

Zainwestuj w oprogramowanie do wirtualnych spotkań

Wiele wirtualnych spotkań i oprogramowania szkoleniowego można używać za darmo lub zainstalować na zasadzie per-usage. Możesz je wykorzystać do prowadzenia szkoleń grupowych lub uczestniczenia w spotkaniach online. Dzięki wirtualnym spotkaniom możesz połączyć się z wieloma różnymi rozwiązaniami programowymi. W ten sposób można angażować się w spotkania online z innymi członkami zespołu, udostępniać dokumenty i współpracować nad projektami. Jedną z najlepszych rzeczy w wirtualnych spotkaniach jest to, że są one całkowicie cyfrowe. Oznacza to, że nie przegapisz żadnych ważnych informacji, ponieważ nie jesteś fizycznie w pokoju ze swoimi kolegami. Dzięki oprogramowaniu do wirtualnych spotkań możesz również korzystać z narzędzi do konferencji internetowych, takich jak GoToMeeting, aby transmitować swoje spotkania do publicznej wiadomości. Dzięki temu możesz dotrzeć do większej liczby odbiorców i umożliwić uczestnikom interakcję z Tobą z dowolnego urządzenia na sprzęcie biurowym.